Manajemen stok yang efisien adalah kunci bagi kelancaran operasional bisnis, terutama bagi perusahaan yang bergerak di bidang distribusi, manufaktur, dan ritel. Salah satu metode yang banyak digunakan untuk menjaga akurasi inventaris tanpa mengganggu operasional gudang adalah cycle counting. Metode ini memungkinkan Anda untuk melakukan penghitungan stok secara berkala dan bertahap, sehingga lebih fleksibel dibandingkan stock opname yang biasanya dilakukan secara menyeluruh dalam satu waktu. Lalu, bagaimana cara kerja cycle counting dan apa saja keunggulannya dibandingkan metode lainnya? Simak pembahasannya berikut ini!

Apa itu Cycle Count?

Cycle counting adalah metode penghitungan stok yang dilakukan secara berkala tanpa harus menghentikan seluruh aktivitas operasional di gudang. Berbeda dengan stock opname yang dilakukan secara menyeluruh dalam satu waktu tertentu, cycle counting memungkinkan Anda untuk mengecek dan memperbarui data persediaan secara lebih efisien dan akurat.

Metode ini biasanya digunakan oleh bisnis yang memiliki tingkat perputaran stok tinggi atau memiliki banyak jenis produk di gudang. Dengan menerapkan cycle counting, Anda dapat mendeteksi ketidaksesuaian data lebih cepat dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan inventaris. Solusi seperti Kitarack, yang menawarkan sistem penyimpanan modular dan fleksibel, dapat membantu dalam penerapan cycle counting dengan lebih efektif.

Macam-Macam Kegiatan yang Mempengaruhi Cycle Counting Gudang

Agar cycle counting berjalan dengan efektif, ada beberapa faktor yang perlu Anda perhatikan dalam penerapannya. Berikut beberapa aspek yang bisa memengaruhi hasil cycle counting:

Frekuensi Penghitungan

Semakin sering Anda melakukan cycle counting, semakin kecil kemungkinan terjadi selisih antara catatan stok dan kondisi aktual di gudang. Frekuensi penghitungan harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis agar tetap efisien. Perusahaan yang memiliki stok dengan perputaran tinggi sebaiknya melakukan cycle counting lebih sering untuk menjaga akurasi data inventaris.

Pemilihan Kategori Produk

Anda perlu menentukan produk mana yang lebih sering dihitung berdasarkan tingkat perputaran dan nilai ekonomisnya. Barang dengan nilai tinggi atau yang sering mengalami perubahan stok lebih diutamakan dibandingkan barang yang jarang berpindah. Strategi ini membantu Anda memastikan bahwa stok yang paling krusial selalu dalam kondisi optimal.

Sistem Manajemen Inventaris

Penggunaan teknologi seperti software manajemen inventaris dapat meningkatkan akurasi cycle counting dengan menyediakan data yang real-time dan otomatis. Rak penyimpanan yang efisien seperti Kitarack juga bisa membantu dalam menyusun dan mengakses stok dengan lebih mudah, sehingga mempercepat proses cycle counting serta meminimalkan potensi kesalahan.

Kelebihan Cycle Counting

Mengapa Anda perlu menerapkan cycle counting? Berikut beberapa keunggulan yang bisa Anda dapatkan:

Meningkatkan Akurasi Stok

Dengan pengecekan berkala, Anda dapat memastikan bahwa data stok selalu diperbarui dan sesuai dengan kondisi di lapangan. Ini membantu mengurangi kesalahan pencatatan yang dapat berdampak pada operasional bisnis. Akurasi stok yang tinggi juga berkontribusi pada kepuasan pelanggan karena ketersediaan barang selalu terjaga.

Tidak Mengganggu Operasional Gudang

Berbeda dengan stock opname yang mengharuskan gudang berhenti beroperasi, cycle counting bisa Anda lakukan tanpa menghambat aktivitas bisnis. Proses ini dilakukan secara bertahap, sehingga tidak mengganggu alur kerja gudang dan distribusi barang.

Mendeteksi Kesalahan Lebih Awal

Kesalahan pencatatan dapat teridentifikasi lebih cepat sehingga bisa segera diperbaiki sebelum menimbulkan masalah yang lebih besar. Dengan deteksi dini, Anda bisa mengambil langkah korektif lebih cepat dan menghindari dampak negatif pada ketersediaan stok maupun laporan keuangan bisnis Anda.

Kekurangan Cycle Counting

Meski memiliki banyak keunggulan, cycle counting juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu Anda pertimbangkan:

Memerlukan Sumber Daya Tambahan

Anda membutuhkan tenaga kerja khusus untuk melakukan cycle counting secara konsisten tanpa mengganggu operasional lainnya. Proses ini juga membutuhkan pelatihan bagi staf agar mereka dapat melakukan perhitungan dengan akurat dan efisien. Jika tidak dikelola dengan baik, biaya tambahan ini bisa menjadi beban bagi bisnis.

Tidak Cocok untuk Bisnis Kecil

Jika bisnis Anda memiliki jumlah stok terbatas, metode stock opname mungkin lebih efisien dibandingkan cycle counting. Perusahaan dengan inventaris dalam jumlah kecil lebih baik menggunakan metode penghitungan penuh dalam periode tertentu agar lebih praktis dan hemat biaya.

Berisiko Jika Tidak Dilakukan Secara Konsisten

Jika tidak dijalankan dengan baik, cycle counting bisa menghasilkan data yang tidak akurat dan menyebabkan selisih stok yang tidak terdeteksi. Oleh karena itu, bisnis perlu memiliki SOP yang jelas dalam menjalankan cycle counting agar hasilnya tetap valid dan dapat diandalkan.

Metode Cycle Count Inventory

Terdapat beberapa metode yang bisa Anda pilih dalam penerapan cycle counting, tergantung pada kebutuhan bisnis:

Random Sampling
Metode ini dilakukan dengan memilih stok secara acak untuk dihitung, sehingga lebih fleksibel namun tetap membutuhkan analisis yang baik. Random sampling cocok digunakan untuk bisnis dengan berbagai jenis produk yang memiliki tingkat perputaran stok berbeda-beda.

ABC Analysis
Produk dikategorikan berdasarkan nilai dan frekuensi pergerakan stok. Barang kategori A (nilai tinggi, pergerakan cepat) lebih sering dihitung dibandingkan kategori B dan C. Metode ini memastikan bahwa barang yang paling berpengaruh terhadap keuangan bisnis selalu berada dalam kondisi terpantau dengan baik.

Control Group Cycle Counting
Metode ini melibatkan penghitungan berulang pada kelompok barang tertentu untuk mengidentifikasi tren kesalahan dalam pencatatan stok. Dengan cara ini, Anda dapat mengukur efektivitas proses cycle counting dan melakukan perbaikan jika ditemukan ketidaksesuaian data.

Dengan memahami dan menerapkan cycle counting yang tepat, Anda dapat menjaga efisiensi manajemen inventaris serta mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan stok. Penggunaan sistem penyimpanan modular seperti Kitarack dapat membantu meningkatkan efektivitas cycle counting dengan memastikan stok tersusun rapi dan mudah diakses. Metode ini menjadi solusi ideal bagi bisnis dengan stok yang dinamis dan membutuhkan tingkat akurasi tinggi dalam pengelolaannya.