Staff Gudang: Definisi, Tanggung Jawab, Kualifikasi, dan Gaji
Setiap perusahaan yang bergerak dalam distribusi barang pasti memiliki gudang sebagai pusat penyimpanan dan pengelolaan stok. Di balik kelancaran proses tersebut, ada staff gudang yang bertanggung jawab untuk memastikan barang yang masuk dan keluar dapat tercatat dengan baik dan benar.
Selain itu, staff gudang juga terlibat dalam berbagai proses lainnya, seperti stock opname. Proses ini biasanya dilakukan oleh bisnis berskala kecil hingga menengah, di mana staff gudang bertugas dalam pengelolaan rak penyimpanan dan organisasi barang.
Pentingnya peran staff gudang dalam menjaga kelancaran operasional tentu tidak bisa dipandang sebelah mata. Untuk itu, artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai definisi, tugas, syarat, hingga gaji yang berkaitan dengan profesi ini.
Apa Itu Staff Gudang?
Staff gudang adalah pekerja yang memiliki tanggung jawab besar untuk menjaga kelancaran aktivitas di gudang. Tugas mereka meliputi penerimaan barang, pencatatan stok, penataan barang, hingga proses refund untuk konsumen. Selain itu, staff gudang juga dituntut untuk memelihara kebersihan dan keteraturan gudang.
Apa Tugas dari Staff Gudang?
Secara umum, berikut ini jobdesk yang diberikan pada staff gudang:
1. Mencatat dan Memverifikasi Surat Penerimaan Barang
Setiap barang yang masuk atau keluar gudang perlu dicatat secara tepat untuk menjaga keakuratan stok. Staff gudang bertanggung jawab untuk memverifikasi kesesuaian barang yang diterima dengan pesanan dan membuat surat penerimaan barang. Ini menjadi bukti sah bahwa produk sudah diterima oleh perusahaan.
2. Memeriksa Kondisi Barang di Gudang
Pengecekan kondisi barang di gudang adalah tugas penting lainnya dari staff gudang. Sebelum menyimpannya, staff gudang harus memastikan bahwa semua produk dalam keadaan baik dan tidak rusak. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab atas perawatan fasilitas gudang dan peralatan yang digunakan. Semua inventaris harus dipastikan dalam kondisi yang optimal dan tidak mengganggu proses pengelolaan stok.
3. Update dan Pengelolaan Data Inventaris Secara Akurat
Setiap perubahan dalam jumlah stok barang harus segera diinput ke dalam sistem inventaris. Staff gudang perlu melakukannya dengan cepat dan akurat untuk mencegah ketidaksesuaian antara data di sistem dan kondisi fisik barang. Hal ini krusial agar manajemen memiliki informasi yang benar mengenai stok barang yang tersedia.
4. Menyiapkan dan Mengemas Barang untuk Pengiriman
Sebelum barang dikirim ke konsumen, staff gudang bertanggung jawab untuk mempersiapkan produk dengan melakukan pengecekan ulang atas kualitas, kesesuaian pesanan, dan ukuran barang. Pengemasan juga harus dilakukan dengan teliti supaya barang tidak rusak selama pengiriman.
5. Proses Penerimaan dan Pengecekan Barang Retur
Tak jarang ada barang yang sampai ke konsumen dalam keadaan rusak atau tidak sesuai. Dalam hal ini, staff gudang bersama tim lainnya akan menerima barang retur dan melakukan pengecekan terhadap kerusakan yang ada. Proses ini mencakup pencatatan barang retur dan pemisahannya di tempat khusus untuk kemudian diproses lebih lanjut.
6. Melakukan Pemeriksaan Fisik dan Penyesuaian Stok
Aktivitas stock opname adalah proses penting untuk memeriksa bahwa jumlah barang yang tercatat dalam sistem sesuai dengan jumlah fisik yang ada di gudang. Proses ini dilakukan secara berkala untuk mengidentifikasi potensi kesalahan pencatatan atau hilangnya barang. Stock opname juga menjadi bagian dari sistem pengendalian internal yang menjamin keakuratan data persediaan.
7. Memantau Barang dengan Masa Kadaluarsa
Barang-barang yang memiliki batas waktu kedaluwarsa, seperti makanan dan minuman, memerlukan perhatian ekstra. Staff gudang harus rutin memeriksa dan mengupdate status barang yang mendekati masa expired. Tentu, ini dilakukan agar barang tersebut tidak terjual atau didistribusikan pada konsumen.
8. Menyusun Laporan Stok Gudang Bulanan
Selain tugas harian, staff gudang juga dipercaya untuk membuat laporan bulanan mengenai administrasi stok. Laporan ini mencakup data seperti jumlah barang yang ada, produk rusak, barang yang keluar dan masuk, serta produk yang mendekati masa kedaluwarsa. Laporan ini sangat penting untuk keperluan evaluasi dan perencanaan distribusi barang.
9. Pembuatan Surat Jalan untuk Pengiriman Barang
Surat jalan adalah dokumen yang wajib dibawa oleh pengemudi saat mengirimkan barang. Staff gudang tak boleh lupa untuk membuat surat jalan yang mencantumkan informasi tentang barang yang akan dikirim, tujuan pengiriman, serta tanda tangan pimpinan perusahaan. Surat jalan ini sangat penting untuk proses pengiriman barang yang tepat dan tercatat dengan jelas.
10. Mengelola Penyimpanan dan Penataan Barang di Gudang
Terakhir, staff gudang perlu menyusun barang dengan rapi sesuai kategori dan jenisnya di rak gudang. Penataan yang baik tidak hanya mempermudah pencarian barang, tetapi juga membantu meminimalisir kerusakan barang dan memaksimalkan ruang penyimpanan.
Baca Juga: Peran Kitarack dalam Transformasi Bisnis Anda
Syarat dan Kualifikasi Staff Gudang
Anda sedang mencari staff gudang? Pastikan kandidat yang Anda pilih sudah memenuhi syarat berikut:
1. Pendidikan Minimal SMA/SMK
Sebagian besar perusahaan menetapkan syarat pendidikan minimal SMA/SMK, terutama untuk jurusan yang berkaitan dengan logistik atau administrasi gudang. Latar belakang pendidikan ini penting agar calon pekerja memiliki pemahaman dasar terkait sistem penyimpanan dan pencatatan barang.
2. Kemampuan Komunikasi yang Baik
Staff gudang tidak hanya bekerja sendiri tetapi juga berkoordinasi dengan divisi lain. Oleh karena itu, keterampilan komunikasi yang baik sangat diperlukan untuk memperjelas instruksi dan menyelesaikan masalah operasional dengan cepat.
3. Keterampilan Manajemen Waktu yang Efektif
Dalam aktivitas gudang yang padat, kemampuan mengatur waktu sangat dibutuhkan. Staff gudang yang dapat bekerja dengan efisien akan membantu perusahaan menghindari penundaan pengiriman barang.
4. Kondisi fisik yang prima
Mengingat pekerjaannya cukup dinamis dan melibatkan aktivitas fisik, kondisi tubuh yang sehat dan bugar menjadi salah satu kualifikasi yang tak boleh dilewatkan. Hal ini memastikan bahwa mereka dapat menangani beban kerja dengan baik tanpa kendala kesehatan.
5. Menguasai Teknologi
Banyak perusahaan sudah menggunakan sistem Warehouse Management System (WMS) dalam membantu manajemen pergudangan. Bila Anda salah satunya, maka staff Anda perlu memahami bagaimana cara mengoperasikan sistem ini. Jika belum, minimal, Anda dapat memastikan kandidat yang dipilih menguasai software Microsoft Word dan Microsoft Excel.
Baca Juga: Rak Gudang: Solusi Tepat untuk Penyimpanan yang Terorganisir
Berapa Gaji Staff Gudang?
Gaji staff gudang di Indonesia bervariasi tergantung pada lokasi perusahaan dan pengalaman kerja. Berdasarkan informasi dari berbagai situs lowongan kerja, rata-rata gaji staff gudang berada di kisaran Rp3.500.000 hingga Rp5.000.000 per bulan. Untuk perusahaan besar yang menerapkan sistem kerja modern, gaji ini bisa lebih tinggi, terutama jika pekerja memiliki keahlian tambahan seperti pengoperasian forklift atau penggunaan software gudang.
Baca Juga: Investasi Penting untuk Pertumbuhan Bisnis
KPI (Key Performance Indicator) Staff Gudang
Anda dapat mengukur performa kerja staff gudang dengan menilai beberapa KPI berikut:
- Keakuratan dalam pencatatan stok di sistem dan pencocokannya dengan barang fisik di gudang.
- Proses penerimaan dan pengiriman barang yang cepat dan efisien untuk memastikan kelancaran distribusi produk.
- Jumlah kerusakan atau kehilangan barang selama penyimpanan atau pengiriman.
- Pengemasan barang yang sesuai dengan standar kualitas untuk memastikan produk sampai dengan aman kepada konsumen.
- Waktu yang dibutuhkan untuk mengemas barang sesuai pesanan dan dalam jumlah yang tepat.
- Persentase pengambilan barang yang sukses tanpa kesalahan atau keterlambatan.
- Pengiriman yang dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
- Waktu rata-rata pengiriman per pesanan serta biaya pengiriman yang efektif.
Demikianlah uraian lengkap mengenai staff gudang. Sebagai kesimpulan, seperti divisi lain, staff gudang memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Oleh sebab itu, efisiensi kerja mereka sangat bergantung pada alat dan fasilitas yang mendukung, termasuk rak penyimpanan yang kokoh dan fungsional dari Kitarack. Segera lengkapi gudang Anda dengan Kitarack untuk mengoptimalkan kinerja dan produktivitas staff gudang.
