Stock opname artinya rekaman stok, istilah ini tentunya tampak familiar bagi Anda yang bisnisnya bergerak di bidang retail. Proses ini menjadi salah satu jobdesk utama staff gudang untuk memastikan bahwa setiap barang yang ada di rak sesuai dengan data yang tercatat dalam sistem.
Melalui stock opname rutin, Anda dapat memeriksa apakah terdapat perbedaan antara jumlah barang yang tercatat dengan kondisi aktual di rak. Hal ini memudahkan untuk mengidentifikasi kesalahan pencatatan, kerusakan, atau kehilangan barang.
Selain kepiawaian staff gudang, manajemen rak penyimpanan yang tepat dan efisien juga merupakan kunci penting yang mendukung kelancaran proses stock opname. Tanpa berlama-lama, mari kenali penjelasan lengkap mengenai stock opname di artikel ini.
Apa Itu Stock Opname?
Stock opname adalah proses pencatatan dan pemeriksaan jumlah barang yang ada di gudang atau rak toko. Kegiatan ini bertujuan untuk mencocokkan data stok yang tercatat dengan barang yang benar-benar tersedia secara fisik.
Frekuensi stock opname biasanya bergantung pada kebutuhan dan ukuran bisnis. Namun umumnya, stock opname dilakukan secara rutin, baik bulanan, triwulanan, maupun tahunan. Dalam pelaksanaannya, staff gudang dapat melakukan stock opname secara manual atau dengan bantuan teknologi scan barcode.
Selain di sektor ritel, bisnis seperti toko pakaian, supermarket, dan toko elektronik juga wajib melakukan aktivitas ini. Bahkan, perusahaan kecil yang memiliki inventaris pun perlu melakukan stock opname untuk meminimalisir risiko kerugian.
Tujuan Stock Opname Barang
Apa saja tujuan utama yang dapat dicapai melalui stock opname?
- Mencocokkan data stok dengan jumlah fisik barang di gudang atau rak.
- Mendeteksi kesalahan dalam pencatatan atau pemrosesan data stok sehingga tidak ada selisih.
- Menghindari kerugian akibat kekurangan atau kelebihan stok barang.
- Menemukan barang yang rusak atau hilang untuk segera ditindaklanjuti.
- Meningkatkan efisiensi operasional dalam pengelolaan persediaan barang.
- Mempermudah perencanaan pembelian dan pengelolaan stok barang.
- Memastikan pencatatan dalam pembukuan perusahaan sudah sesuai sebagai bagian dari SPI (Sistem Pengendalian Internal)
- Meminimalkan selisih antara data pembukuan dengan stok barang di gudang.
- Mengetahui jumlah aktiva, utang, piutang, dan kas perusahaan dengan lebih akurat.
- Memeriksa persediaan atau bahan baku produksi.
Baca Juga: 5 Tips Memilih Rak yang Tepat untuk Usaha Anda
Manfaat Stock Opname
Bila tujuannya sudah tercapai, bisnis Anda berpotensi besar untuk mendapatkan berbagai manfaat stock opname seperti:
- Meningkatkan kepercayaan pelanggan karena ketersediaan barang yang lebih terjamin.
- Mempercepat proses pengambilan keputusan bisnis dengan data stok yang real-time.
- Meningkatkan keakuratan data inventaris untuk mendukung audit dan laporan keuangan.
- Menjadi bahan evaluasi dan tolak ukur perkembangan usaha dari waktu ke waktu.
- Memudahkan monitoring arus barang masuk dan keluar dengan data yang terverifikasi.
Siapa yang Harus Melakukan Stock Opname?
Stock opname idealnya dilakukan oleh pihak yang independen dan tidak terlibat langsung dalam pengelolaan gudang sehari-hari. Tim audit internal kerap dipilih sebagai pihak yang melakukan stock opname. Pasalnya, mereka dapat memberikan penilaian yang objektif, serta memastikan bahwa data yang diperoleh valid.
Selain itu, tim finance atau accounting biasanya turut serta dalam pencocokkan hasil stock opname dengan laporan keuangan perusahaan. Bahkan, demi hasil yang netral dan terpercaya, ada beberapa perusahaan (terutama berskala besar) yang memanfaatkan jasa vendor eksternal atau auditor independen.
Supervisor operasional pun tak jarang mengawasi proses ini untuk memastikan seluruh prosedur berjalan sesuai standar. Namun jika bisnis masih dalam tahap berkembang, sebagai pemilik usaha, Anda dapat turun langsung untuk melakukan pengecekan secara berkala.
Jenis-jenis Stock Opname
Setiap jenis stock opname memiliki karakteristik dan manfaat yang berbeda, sesuai dengan kebutuhan dan skala usaha. Berikut adalah beberapa jenis stock opname yang umum dilakukan sebuah bisnis”
1. Stock Opname Rutin
Stock opname rutin adalah jenis pemeriksaan stok yang dilakukan secara berkala pada waktu yang sudah ditentukan, seperti setiap bulan, triwulan, atau tahunan. Tujuannya untuk mencocokkan jumlah barang yang tercatat dalam sistem dengan yang ada di lapangan. Jenis ini umumnya diterapkan oleh bisnis dengan volume stok yang besar, seperti ritel, supermarket, atau toko besar yang perputaran barangnya cepat.
Kelebihan dari stock opname rutin adalah data stok selalu akurat, yang membantu dalam pengelolaan persediaan. Kekurangannya, proses ini bisa memakan waktu dan tenaga yang cukup besar serta mengganggu operasional bisnis karena memerlukan pengecekan menyeluruh terhadap seluruh stok yang ada.
2. Stock Opname Periodik
Pemeriksaan stok yang dilakukan pada akhir periode akuntansI (seperti tiap kuartal atau tahun) dapat menjadi metode yang esensial dalam menilai keakuratan laporan keuangan. Biasanya, perusahaan manufaktur atau distribusi yang memiliki siklus akuntansi jelas mengandalkan cara ini.
Keuntungannya, Anda dapat memverifikasi data inventaris sebelum laporan diserahkan kepada pihak berwenang atau auditor. Tapi, sayangnya, pemeriksaan yang hanya terjadi pada titik waktu tertentu bisa menyebabkan ketidaksesuaian dalam jangka panjang, mengingat tidak ada pemantauan kontinu terhadap stok yang ada.
3. Stock Opname Insidental
Jika barang hilang atau ada kecurigaan penyalahgunaan, biasanya perusahaan akan langsung melakukan pemeriksaan mendadak. Ini disebut dengan stock opname insidental. Metode ini identik dengan bisnis yang menjual barang bernilai tinggi, seperti toko elektronik.
Pemeriksaan jenis ini mempermudah perusahaan untuk segera menemukan masalah dan mencegah kerugian lebih lanjut. Namun, tentu saja ada kekurangannya Karena mendadak, stock opname insidental berpotensi mengganggu jalannya operasional sehari-hari. Selain itu, Anda membutuhkan sumber daya yang cukup besar untuk mengeksekusi ini.
4. Stock Opname Parsial
Dalam stock opname parsial, tim audit hanya akan memeriksa sebagian stok atau kategori produk tertentu yang dianggap lebih penting atau lebih sering mengalami selisih. Keuntungannya adalah efisiensi waktu, karena fokus pada kategori barang yang dianggap kritis, serta mengurangi gangguan operasional. Namun, bisa jadi ada barang-barang lain yang masalahnya tidak terdeteksi. Akibatnya, stok yang tidak diperiksa jadi terabaikan.
5. Stock Opname Siklus
Stock opname siklus dilakukan dengan memeriksa stok secara bertahap, misalnya tiap minggu atau bulan, dengan pemeriksaan yang lebih kecil dan lebih terfokus. Jenis ini biasanya diterapkan oleh perusahaan besar yang memiliki volume barang tinggi, seperti perusahaan distribusi atau manufaktur.
Keuntungan dari stock opname siklus adalah pengelolaan stok yang lebih konsisten tanpa mengganggu operasional secara keseluruhan, karena proses pengecekan dilakukan sedikit-sedikit. Kelemahannya, Anda memerlukan sistem manajemen stok yang canggih untuk memantau dan mengatur pengecekan yang dilakukan secara bergiliran.
Baca Juga: Peran Kitarack dalam Transformasi Bisnis Anda
Langkah Melakukan Stock Opname
Untuk menciptakan alur kerja yang teratur, Anda dapat melakukan stock opname dengan mengikuti tahap di bawah ini:
1. Tahap Persiapan
Langkah persiapan dalam stock opname dapat Anda isi dengan penentuan jadwal pelaksanaan stock opname dan tim yang akan terlibat. Sebaiknya Anda memilih waktu yang senggang. Misalnya, bagi pebisnis online, Anda dapat menghindari tanggal kembar atau saat payday. Hal ini bertujuan agar operasional perusahaan tidak terganggu.
2. Tahap Awal
Selanjutnya, awali proses stock opname dengan melakukan hal-hal seperti:
- Menata gudang dengan rapi agar proses pengecekan berjalan lancar.
- Memberi label yang jelas pada barang sesuai kategori atau jenisnya.
- Memisahkan barang yang sudah terjual tetapi belum dikirim serta barang retur.
- Memberikan pengarahan singkat mengenai prosedur pengecekan dan area kerja masing-masing.
- Melakukan penguncian sementara pada sistem inventaris untuk menghentikan pergerakan barang selama proses pengecekan.
3. Tahap Pelaksanaan
Pada tahap ini, pastikan tim Anda melaksanakan proses yang meliputi:
- Mencatat jumlah barang secara fisik sesuai kategori yang telah ditentukan.
- Mencocokan hasil pencatatan fisik dengan data yang ada dalam sistem inventaris.
- Identifikasi selisih antara stok fisik dan data sistem untuk ditindaklanjuti.
- Cek kualitas kondisi barang dalam gudang, pastikan produl tetap layak jual atau sesuai standar perusahaan.
- Simpan bukti temuan selama proses pengecekan untuk bahan evaluasi dengan berbagai tim lain.
4. Tahap Akhir
Terakhir, setelah seluruh barang selesai dihitung, beri ruang bagi tim Anda untuk untuk menyamakan hasil fisik dengan catatan sistem. Bila ada selisih atau temuan lainnya, tim akan melampirkan catatannya melalui laporan stock opname. Dalam laporan ini, terdapat data hasil pemeriksaan, penyesuaian, dan rekomendasi perbaikan. Evaluasi proses juga dilakukan untuk meningkatkan efektivitas stock opname berikutnya.
Ingin stock opname Anda berjalan lancar? Selain skill dan ketelitian para pekerja, salah satu kunci keberhasilan dari stock opname adalah manajemen rak penyimpanan yang efisien. Jadi, pastikan Anda memilih rak yang kokoh serta fleksibel.
Kitarack hadir dalam berbagai ukuran dan tipe rak yang dapat disesuaikan dengan ruang penyimpanan Anda. Jadi, tunggu apa lagi? Percayakan kebutuhan rak bisnis Anda pada Kitarack, dan rasakan kemudahan dalam menjaga efisiensi stok barang.
